Özel Kalem Müdürlüğü

DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI 

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK ve ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER

AMAÇ

MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün teşkilat,  görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

YASAL DAYANAK

MADDE 2- Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır.

KURULUŞ

MADDE 3- Özel Kalem Müdürlüğü; bir Müdür ve yeteri kadar üst sorumluya bağlı olarak görev yapan Protokol ve Halkla İlişkiler, Sekreterlik ile İdari ve Mali İşler Bürolarından oluşur.

TANIMLAR 

MADDE 4-Bu Yönetmelikte geçen ;

a-) Belediye   : Dörtyol Belediye Başkanlığını

b-) Başkanlık : Dörtyol Belediye Başkanlığını

c-) Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğünü

d-) Personel   : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade  eder.

İKİNCİ BÖLÜM
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUK

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ 

MADDE 5- Özel Kalem Müdürlüğü;

a) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

b) Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek, yapmak, yürütmek, 4734 Sayılı Kanun kapsamında satın almak ve belgeleri onaylamak,

c) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
d) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,
e) Belediye başkanının ve gerektiğinde eşlik eden heyetin iç ve dış gezileri ile ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,
f) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
g) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
h) Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
ı) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
i) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafları hazırlamak,
j) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerini ve protokol işlerini yürütmek,

k) Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

MÜDÜRÜN YETKİ VE SORUMLULUKLARI  

MADDE 6- Özel Kalem Müdürü görev ve hizmetlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanına karşı sorumlu olup;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,

d) Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,

e) Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,

f) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek,

g) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,
h) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak,

i) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
j) İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
k) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜST SORUMLUNUN YETKİ VE SORUMLULUKLARI  

MADDE 7- Üst Sorumlu;

a) Kendisine bağlı büroların iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b) Müdüre görevlerinde yardımcı olmak ile görevli ve yetkilidir.

c) Müdüre karşı sorumludur.

BÜRO SORUMLUSUNUN YETKİ VE SORUMLULUKLARI  

MADDE 8- Büro Sorumlusu;

a) Kendisine bağlı büronun iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile müdürden ve üst sorumludan alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
b) Gerektiğinde üst sorumluya görevlerinde yardımcı olmak ile görevli ve yetkilidir.

c) Müdüre ve üst sorumluya karşı sorumludur.

PROTOKOL VE HALKLA İLİŞKİLER BÜROSU

MADDE 9- Protokol ve Halkla İlişkiler Bürosu,

a) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

b) Başkanlık makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,

c) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,

d) Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ile yazışmaları yapmak,

e) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

f) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,

g) Başkanlık makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek, 
h) Belediye Başkanı ile görüşme talepleri olan vatandaş / sivil toplum temsilcileri vb. Özel Kalem Müdürüne iletmek ve Başkan ile görüşmelerini birlikte organize etmek,
ı) Dörtyol Belediye İşletişim Merkezine telefonla ya da bire bir başvuruda bulunan vatandaşların şikayet ve taleplerini, şikayetçinin kayıtlarını alarak form doldurup internet veya telefon aracılığıyla, ilgili birimlerdeki çözüm uzmanlarına iletmek, takiplerini yapmak ve gereğinde ilgili birimlerle görüşüp detaylı bilgi almak ve sonuçları vatandaşlara iletmek,
i) Belediyemiz santraline gelen tüm telefonları ilgili yerlere aktararak iletişimi sağlama, 
j) Belediyemizce yapılan faaliyetler hakkında ilgili birimlerle iletişim kurarak vatandaşa bilgi vermek,
k) Yardım talebiyle gelen vatandaşları dinlemek, çözüm yolları aramak ve ilgili birimlerle iletişim kurmak,

l) Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.  

SEKRETERLİK

MADDE 11 - Sekreterlik;

a) Ziyaretçilerin uygun zamanda Müdür ve Başkanlık Makamı ile görüşmelerini sağlamak,
b) Müdür ve Başkanlık Makamına iletilecek notları kaydedip zamanında iletmek,
c) Başkanlık Makamının telefon görüşmelerinin düzenli bir şekilde, zamanında ve protokole uygun olarak yapılmasını sağlamak,

d) Başkanlık Makamına iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin telefon görüşmelerini ilgili birimlere iletip sonuçlanmasını takip etmek ve sonucu Özel Kalem Müdürüne bildirmek,
e) Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

İDARİ VE MALİ İŞLER BÜROSU

MADDE 12 - İdari ve Mali İşler Bürosu

a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmet evrak kayıt ve dağıtımını yapmak, dosyalama düzeni ve müdürlük arşivini oluşturmak,

b) Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,

c) Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,

d) Personelin her türlü özlük işlerinin tam zamanında yapılmasını sağlamak,

e) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,

f) İstatistikler hazırlamak ve müdürlük faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan her türlü raporlamayı gerçekleştirmek,

g) Bir harcama birimi olarak müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
h) İhale mevzuatına göre iş ve işlemleri yapmak,

i) Başkanlık ödeneği ve Meclis Üyelerinin Huzur Hakları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
j) Müdürlükçe verilen ve görev alanına giren diğer görevleri yapmak,

k) Başkanlık Makamınca verilecek diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

DİĞER HÜKÜMLER

MADDE 13 - Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yürürlüğe girer.

MADDE 14 - Bu Yönetmelik hükümlerini Dörtyol Belediye Başkanı yürütür.

Telefon: 1016

E-Mail: