DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK

ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK,

 

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

 

I- AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK, TANIMLAR VE TEMEL İLKELER

MADDE-1- Bu Yönetmeliğin amacı; Dörtyol Belediye Başkanlığı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

MADDE-2- Bu Yönetmelik, Dörtyol Belediye Başkanlığı ,Başkan adına Başkan Yardımcısı ile Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

MADDE-3- Bu Yönetmelik 03.07.2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. maddenin (b) fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

MADDE-4- Bu Yönetmeliğin uygulamasında;

Başkan : Dörtyol Belediye Başkanı’nı

Belediye : Dörtyol Belediye Başkanlığını

Meclis : Dörtyol Belediye Meclisini

Encümen : Dörtyol Belediye Encümenini

Müdür : Yazı İşleri Müdürünü

Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü

Personel : Müdürlüğe bağlı çalışanlarının tümünü ifade eder

MADDE-5- Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık,

b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk,

c) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık,

d) Hesap verebilirlik,

e) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik,

f) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik,

g) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır,

 

II- KURULUŞ, PERSONEL, GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

MADDE-6- Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünde ,Belediye Kanununa dayanılarak kurulmuş ,doğrudan Başkan adına ,Başkan Yardımcısına bağlı bir Müdür ile yürürlükteki norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar.

MADDE-7- Dörtyol Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Dörtyol Belediyesi Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının  

 

takibinden, Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, Gelen ve Giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Encümene sunulacak dosyaların gerektiği gibi oluşturulmasının kontrolünden, Encümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmekten, Belediyeye müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesinin sağlanmasından, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan evrakın her türlü işlemlerini yapmak ve ilgili Müdürlüklerle koordineli çalışmaktan,BİMER,Halkla İlişkiler, Özel Kalem ve Personel Özlük İşlerinin sistemli ve yasalara uygun olarak yapılmasından, kurumsal stratejik planların yaptırılmasından sorumludur.

Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili yürürlükteki mevzuatta belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında:

1- Genel Evrak İşleri

a) Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

b) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,

c) Genel evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

d) Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gönderilecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içersinde gönderilmesini sağlamak,

e) Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havalesi yapılarak, vatandaşın işiyle ilişkili Müdürlüğe yönlendirilerek ilgili Müdürlüğe gönderilmesini sağlamak,

f) Belediyeye gelen ve Belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak,

g) Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtmak,

h) Vatandaşları istek, öneri ve şikayetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,

i) Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek,

j) Asker Aile Yardımı ile ilgili, müracaatı, evrakların takibi, yazışmaları, dosyanın Encümene sunulmasını sağlamak,

k) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

2- Meclis İşleri

a) Belediye Meclisinin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,

b) Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak,

c) Meclis üyelerine tebliğ edilmesini sağlamak,

d) Belediye Meclisinin toplantılarının yapılabilmesini ve salonun hazırlanmasını sağlamak,

e) Belediye Meclisi toplantı tutanaklarının tutulması ve dökümünü yapılmasını,

f) Kararlarının yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması sağlamak,

g) Alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

h) Belediye Başkanına vekalet eden vekillerinin, Belediye Başkan Yardımcılarının, Belediye Meclis üyelerinin ve Komisyon üyelerinin hakkı-huzurlarını tanzimini yapmak

i) Belediye meclis üyelerinin özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak  

 

j) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,

3- Encümen İşleri

a) Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,

b) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakı kaydetmek ve Encümen gündemini hazırlamak,

c) Belediye Encümenine girecek tüm evrakın önceden incelenmesi, yasal dayanakları ile birlikte Encümene sunulması,

d) Kararların yazılması, asılların Encümen üyeleri tarafından imzalanmasının sağlanması,

e) Alınan kararların ilgili Birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılması, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

f) Kararların yerine getirilmesi için Başkanlık Makamının emirleri doğrultusunda ilgili birimlere yazı ile talimat verilmesi,

g) Encümen üyelerinin hakkı huzur yazılarını takip ve kontrolünü yaparak ilgili Müdürlüğe bildirmesi sağlamak,

h) Belediye Encümeninin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

4- Evlendirme İşleri

a) Resmi nikâh başvurularını almak, nikah işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak,

b) Başvurular hakkında yürürlükteki mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,

c) İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikah günü vermek, Belediye Başkanının yetki verdiği yetkililerce nikah akdinin yapılmasını sağlamak,

d) Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek,

e) Dörtyol Belediyesi Evlendirme biriminde yapılan nikah akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,

f) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

5- Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER)

a) Alo 153 Zabıta , şikayet ve BİMER başvuruları ile ilgili tüm işlemleri sağlamak,

b) Başbakanlık İletişim Merkezi BİMER – doğrudan Başbakanlık uygulaması olup, vatandaşlardan iletilen müracaatların ( şikayet, talep, istek) elektronik postanın , süresi içersinde koordinasyonun sağlanması, 10 gün içersinde cevaplandırılması ve tekrar ilgilisine bilgi verilmesini sağlamak,

6- Personel İşleri

a) Belediyeye görev yapan memur, işçi, sözleşmeli personelin, belediye başkanının ve meclis üyelerinin özlük dosyalarını usulüne göre tutmak

b) Personelin senelik, doğum, ölüm, mazeret ve idari izinlerini, hastalık sevklerini, görevlendirmelerini, çalışma belgelerini, rapor olurlarını yazmak. Disiplin, doktor veya sağlık kurulu raporu dosyalarını tutmak, icra ve mahkeme yazılarına cevap vermek sureti ile ilgili birime göndermek,

c) 657 sayılı Devlet memurlarının intibaklarını, terfilerini yapmak,

d) Emekliye sevk edilen personelin evraklarını hazırlamak, gerekli yazışmalarını yapmak,

e) Sözleşmeli çalışan personelin her yıl sözleşmelerini hazırlamak ve İçişleri Bakanlığına göndermek,  

 

f) Mali Bildirimde Bulunulması Hakkında Yönetmeliğin 7/1 maddesine istinaden; mal bildirimlerini süresi içerisinde almak, takibini yapmak,

g) Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 12. Maddesine istinaden; süresi içerisinde sicil raporları hazırlamak, ilgili birimlerine göndermek ve onaylı sicil raporlarını saklamak,

h) Yasalar çerçevesinde Memur ve İşçi sınavı açmak ve gerekli evrakları hazırlamak,

i) Personele eğitim seminerleri vermek, açılan seminerlere personelin katılımını sağlamak,

j) Belediye Yönetmeliklerini Mecliste seçilen komisyona hazırlamak,

k) Başkanlık ve Müdürlüklere ait görevlendirme ve vekalet yazılarını yazmak,

7-Halkla İlişkiler

a)Belediyenin kurumsal halkla ilişkiler faaliyetlerinin planlaması, uygulanması ve değerlendirmesini yapar,

b)Görsel ve yazılı basın ile ilişkileri ,basın bülteni hazırlanması çalışmalarını koordine eder,

c)Basının günlük olarak(gazete, dergi ve internet) bazında izlenmesi ve haberlerin ilgili birimlere dosya halinde sunulmasını sağlar,

d)Basınla koordinasyonun sağlanması, basın toplantılarının düzenlenmesini sağlar,

e)Tören organizasyonlarının hazırlıktan uygulama aşamasına kadar yürütülmesini sağlar,

f)Bütün konser, sergi ve konferansların organizasyonunu, uygulanmasını ve karşılama hizmetlerini yapar,

g)Diğer birimlerin yaptığı etkinliklerin istenirse basın duyurusunun hazırlanması ve duyurunun yapılmasını sağlamak,

h)Belediye içi protokol listesinin hazırlanmasını sağlamak, kurum içi iletişim faaliyetlerini organize etmek,

ı)Reklam ve sponsorluk çalışmalarını organize etmek,

8-Özel Kalem

a)Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını ilgili birime vermek,

b)Belediye Başkanına gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

c)Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

d)Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.

e)Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.

f)Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.

g)Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,  

 

ğ)Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

h)Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.

ı)Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.

i)Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,

j)Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

( (1)Müdürlük, Belediye Başkanı’na ve onun yetkilendirdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

MADDE-8- Bu Yönetmeliğin 7. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, yürürlükteki mevzuat ve Belediye Başkanının veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler.

1- Yazı İşleri Müdürü

a) Belediye Başkanının ve /veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında, yürürlükteki mevzuat gereği Müdürlüğün; sevk ve idaresini, organize edilmesini, gerektiğinde reorganize edilmesini, kadrolar arasında görevlerin dağıtılmasını, iş ve işlemlerinin yeniden tanzimine ilişkin dahili düzenlemeleri yapar,

b) Başkanlığını amaçlarını ve genel politikalarını kendi uğraş alanlarını ilgilendirdiği derecede bilir, genel politikaların uygulanmasını devamlı olarak izler, amaçlara uygunluğunu araştırır, genel politikalarda yapılması gerekli değişiklikleri bildirir,

c) Müdürlüğü için, Belediyenin gayeleri, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler , planlar, programlar geliştirir ve verilen sorumluluğa göre icraat yapar,

ç) Başkanlığın amaçlarını ve politikalarını, yönettiği ve işbirliği yaptığı personele açıklar, en iyi şekilde yönetmeleri için gerekli izahatı verir ve uygulamaları kontrol eder,

d) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planlar hazırlar. Planların uygunluk ve yeterliliğini devamlı olarak izler, gerekiyorsa, düzeltmeye yönelik tedbirleri alır,

e) Müdürlüğün işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik olarak istenen şekilde sonuçlandırmak üzere planlar,

f) Gelecekte doğacak ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde elindeki kadro, makine, işyeri ve teçhizatın planlamasını yapar,

g) Müdürlüğün haberleşme ve evrak akışını, üst kademelere istenen bilgileri zamanında ulaştırabilecek ve alt kademelere kurum karar, politika ve yönetmelikleri hakkında zamanında ve doğru bilgi verebilecek şekilde planlar,

ğ) Müdürlüğünün yıllık faaliyet planını Başkanlığın stratejik hedeflerine göre hazırlar, faaliyet planına göre yıllık bütçesini Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlar, Başkanlıkça belirlenmiş zamanda amirine verir,

h) Kendisinin ve personelinin beceri ve mesleki bilgi açısından gelişmesini sağlamak üzere eğitimlere katılmasını sağlamak,  

 

ı) Emrindeki elemanlara iş tariflerini izah eder, iş tariflerinde belirtilen görev ve sorumlulukların doğru anlaşılmasını sağlar,

i) Emrindeki elemanlara görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli yetki delegasyonunu yapar, onları inisiyatiflerini ve yetkilerini kullanmaya teşvik eder,

j) Müdürlüğüne alınacak, ayrılacak personel ile personelindeki statü değişikliklerini, Başkanlığın personel politika ve usulleri çerçevesinde kontrol eder,

k) Yokluğunda görevlerin aksatılmadan yürütülebilmesi için yerine bakacak şahsa vekalet verir ve görevlerini taksim eder,

l) İşgücünün en faydalı şekilde kullanılması ve işlerin en az maliyetle yürütülmesi için, emrindeki personelin görev ve sorumluluklarını açık, seçik ve anlayabilecekleri sadelikte belirtir, iş ve işlemlerin buna uygunluğunu denetler,

m) kendisinin ve organizasyonun verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

n) Müdürlüğünün verimliliğinin artırılmasını ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere, çalışma metotlarını geliştirmeleri için astlarına mesleki yardımda bulunur, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmeleri için disiplini temin eder,

o) Astlarının sorularını kesin olarak cevaplandırır, gereken kararları süratle alır ve bildirir,

ö) Eş düzeydeki yöneticilerle koordinasyonu kurar ve kendi aralarında halledilebilecek meseleleri halleder,

p) Müdürlüğündeki astların diğer Müdürlükler ile yaptıkları ortak çalışmalarda uyum ve koordinasyonu sağlar,

r) Müdürlük harcamalarının bütçeye uygunluğunu devamlı kontrol altında bulundurur,

s) Yapılmakta olan işleri zaman, miktar ve kalite açısından devamlı kontrol eder,

ş) Personelinin tavır ve davranışlarını devamlı kontrol altında bulundurarak örnek model oluşturur,

t) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,

ü) Başkan ve amirinin uygun göreceği her türlü görevi ilgili yürürlükteki mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirir,

v) Sicil amiri sıfatı ile personelin performans değerlendirilmesini yapar ve gizli sicil raporlarını tanzim eder,

y) Müdürlüğünün verimli çalışması için yasaların verdiği yetki çerçevesinde her türlü teknolojik gelişmeyi takip eder ve uygular,

z) Harcama yetkilisi olup, bütçe ödeneklerinin verimli, tutumlu ve yerinde harcanmasını sağlar,

aa) Görevle ilgili her türlü iç/dış yazışmaları yapar, Başkana, Encümene, meclise teklifler sunar, verilen kararların uygulanmasını sağlar,

bb) Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamayı ve en ekonomik şekilde kullanmayı sağlar,

cc) Stratejik planlama ile Müdürlüğe verilen hedeflerin gerçekleştirilmesini sağlar,

çç) Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlar,

2- Diğer Personel

Müdürlüğünün görev alanına giren aşağıdaki görevler; Müdürlüğe Norm kadro ve Başkanlık onayıyla tahsis edilen kadrolar tarafından icra edilir. Görevlerin, mevcut tahsisli kadrolar arasında dağılımı Müdür tarafından yapılır. Müdür, görevleri mevcut kadroların sahip oldukları; nitelikleri, yetenekleri, yeterlikleri, verimlilikleri, performans başarı seviyeleri vb. kriterlere göre değerlendirir, yetkinliklerine göre dağıtır. Verilen görev geciktirilmeden ve tam olarak yerine getirilir.

a) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili olarak, Başkanlığın gayelerini, politikaları, bütçeleri ile uyumlu hedefler, planlar ve programların geliştirilmesinde tüm operasyonel, teknik ve uygulamalarda amirine gerekli desteği eksiksiz verir,  

 

b) Başkanlığın amaçlarını ve genel politikalarını, çalıştığı Müdürlüğün uğraş alanlarını ilgilendiren boyutuyla öğrenir ve buna uygun tutum davranış sergiler,

c) Görev alanı içinde bulunan faaliyetler için uzun, orta ve kısa vadeli planların hazırlanmasında amirinin direktiflerine uygun iş ve işlemleri yapar,

d) Müdürlüğünün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda ve en ekonomik şekilde icra ederek sonuçlandırır,

e) Müdürlüğünün haberleşme ve evrak akışını amirinin direktifleri doğrultusunda sağlar,

f) Müdürlüğünün yıllık faaliyet planını Başkanlığının stratejik hedeflerine göre hazırlanmasında amirinin istediği tüm iş ve işlemleri yapar, yürütür,

g) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır,

h) Başkanlığının mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar,

i) Resmi gazeteleri ciltlenerek arşivlenmesini sağlar, Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirir,

j)İşleri en az maliyetle icra eder,

k) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır,

l) Müdürlüğün tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder,

m) Müdürlüğün verimliliğini artırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirir, genel ahlaka ve adaba uygun hareket eder,

n) Yönetimce alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlar,

m) Çalışmalarında örnek tutum davranış sergiler,

n) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içersinde kalarak ifa eder,

o) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder,

p) Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutar, gerekli belgeleri düzenler ve takip eder, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza eder,

q) Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati gösterir,

r) Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş ve işlem yapar,

s) Gelen evrakı kaydeder, konularına göre tasnif eder ve ilgililere ulaştırılmasını sağlar,

t) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alarak gerekli işlemleri yapar,

u) Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gidecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içersinde gönderilmesini sağlar,

v) Belediye Meclisi tutanaklarını tutar, kararları yazar,, ilgili mercilerin onayına sunar, karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesini sağlar,

w) Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerini eksiksiz yapılmasını sağlar,

x) Belediye Encümenine girecek tüm evrakı önceden inceler ve Encümene sunulması işlemlerini yapar,

y) Yürürlüğe giren ilgili yasa, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak yayınlanan belgelerin ilgili müdürlüklere dağıtımını yapar,

z) Başkanlık Makamınca Belediye Encümenine sevk edilen evrakı kaydeder, encümen gündemini hazırlar ve Belediye Encümenince alınan kararları yazar, yayım ve ilgili birim mercilerine dağıtımını sağlar,

aa) Kıymetli evrakları korur,

bb) Resmi nikâh başvurularını alır, gerekli incelemelerin yapılmasını sağlar,İnceleme sonucu olumlu çıkanlara nikâh günü verir, Başkan adına nikah akdini yapılması için gerekli iş ve işlemleri yapar,Yapılan akitleri nüfus ve vatandaşlık işlerine bildirir,  

 

III- YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

MADDE-9- Bu Yönetmelik hükümleri; Belediye Meclisince kabulü ve yayımı ile yürürlüğe girer.

MADDE-10- Bu Yönetmelik hükümlerini DörtyolBelediye Başkanı yürütür.